Dienstplan Excel Vorlage für die Gastronomie
Lade die fertige Wochenplan-Vorlage herunter, baue deinen Dienstplan in wenigen Minuten auf – und sieh unten, ab wann sich automatische Planung mehr lohnt als eine Tabelle.
- Ohne Registrierung
- Mit Beispieldaten & Soll-Besetzung
- Frei anpassbar
Das steckt in der Vorlage
Wochenraster von Montag bis Sonntag, Qualifikation, Vertragsstunden, Pausen und die Soll-Besetzung je Tag – als CSV, die Excel und Google Tabellen direkt öffnen.
| Mitarbeiter:in | Qualifikation | Vertragsstunden/Woche | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So | Pausen (h) | Ist-Stunden | Notiz |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Beispiel: Anna M. | Service | 30 | 16:00-23:00 | frei | 16:00-23:00 | 11:00-15:00 | 17:00-24:00 | 17:00-24:00 | frei | 2,5 | =SUMME() | Wunsch: sonntags frei |
| Beispiel: Ben K. | Küche | 40 | 10:00-18:00 | 10:00-18:00 | frei | 10:00-18:00 | 12:00-21:00 | 12:00-21:00 | frei | 3,0 | =SUMME() | HACCP-Schulung |
| Beispiel: Chiara R. | Bar / Barista | 20 | frei | 17:00-23:00 | 17:00-23:00 | frei | 18:00-01:00 | 18:00-01:00 | frei | 1,5 | =SUMME() | Studentin, max. 20 h |
| Besetzung Service (Soll) | – | – | 2 | 2 | 2 | 3 | 4 | 4 | 2 | – | – | Pro Schicht benötigte Personen |
| Besetzung Küche (Soll) | – | – | 1 | 1 | 1 | 2 | 3 | 3 | 1 | – | – | Pro Schicht benötigte Personen |
Öffnen in Excel: Doppelklick genügt. In Google Tabellen: Datei → Importieren → Hochladen.
Dienstplan in Excel erstellen – in 5 Schritten
Funktioniert genauso in LibreOffice Calc und Google Tabellen.
- 01
Raster anlegen
Mitarbeitende in die Zeilen, Mo–So in die Spalten. Je Zelle „16:00-23:00“ oder „frei“ eintragen.
- 02
Pausen erfassen
Eine eigene Spalte für Pausenzeiten, damit die bezahlte Arbeitszeit stimmt.
- 03
Stunden berechnen
Formel =(Ende-Beginn)*24-Pause je Tag, Wochensumme mit SUMME über alle Tagesspalten.
- 04
Soll-Besetzung prüfen
Untere Zeilen zeigen, wie viele Service- und Küchenkräfte pro Tag gebraucht werden.
- 05
Teilen & versionieren
Als PDF exportieren, mit Datum benennen und im Team teilen – jede Änderung neu verschicken.
Nützliche Formeln
Tagesstunden: =(B2-A2)*24-C2 · Wochensumme: =SUMME(D2:J2) · Über Vertragsstunden markieren: =WENN(K2>L2;"Überstunden";"ok")
Wo die Excel-Vorlage an ihre Grenzen kommt
Für ein kleines Team mit festen Schichten reicht eine Tabelle gut aus. Sobald Qualifikationen, Wunschzeiten und kurzfristige Ausfälle dazukommen, wird die Pflege aufwendig:
Keine Regelprüfung
11 Stunden Ruhezeit, Höchstarbeitszeiten oder Jugendarbeitsschutz prüft Excel nicht. Fehler fallen erst bei der Lohnabrechnung auf.
Keine Benachrichtigungen
Nach jeder Änderung musst du den Plan erneut verschicken – und hoffen, dass alle die aktuelle Version haben.
Krankmeldungen kosten Zeit
Bei Ausfällen telefonierst du dich durch das Team, statt sofort verfügbare Ersatzkräfte zu sehen.
Verfügbarkeiten veralten
Wunschzeiten stehen in WhatsApp, Zetteln oder im Kopf – nicht in der Tabelle.
Excel-Vorlage oder Dienstplan-Software?
Ein ehrlicher Vergleich – damit du entscheiden kannst, was zu deinem Betrieb passt.
| Kriterium | Excel-Vorlage | Gastronomio - All In |
|---|---|---|
| Kosten | 0 € | ab 29 € / Monat |
| Planerstellung | manuell, 1–3 Std. pro Woche | automatisch per Klick |
| Ruhezeiten & Höchstarbeitszeit | selbst im Blick behalten | als harte Regel geprüft |
| Verfügbarkeiten & Urlaub | separat sammeln | vom Team selbst gepflegt |
| Schichttausch | Telefon & Chat | Tauschbörse mit Freigabe |
| Krankmeldung | Rundruf | passende Ersatzkräfte sofort vorgeschlagen |
| Stundenkonten | eigene Formeln | automatisch aus Zeiterfassung |
Alle Preise sind Endpreise in Euro. Kein Ausweis von Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG).
Tabelle ausgereizt? Lass den Plan automatisch entstehen
Team, Fähigkeiten und Schichtbedarf einmal hinterlegen – danach erstellt Gastronomio - All In den Wochenplan per Klick, inklusive Ruhezeiten, Verfügbarkeiten und Tauschbörse. 1 Monat kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig.
Mehr dazu: Schichtplaner online für Gastronomie
Häufige Fragen zur Dienstplan Excel Vorlage
Ist die Dienstplan Excel Vorlage kostenlos?+
Ja. Der Download ist kostenlos und ohne Registrierung. Du erhältst eine CSV-Datei, die du direkt in Excel, LibreOffice Calc oder Google Tabellen öffnest und beliebig anpasst.
Funktioniert die Vorlage auch in Google Tabellen?+
Ja. Öffne die heruntergeladene Datei über „Datei → Importieren“ in Google Tabellen. Formeln für die Stundenberechnung kannst du dort genauso nutzen wie in Excel.
Wie berechne ich die Wochenstunden in Excel?+
Trage Beginn und Ende als Uhrzeit ein und rechne =(Ende-Beginn)*24-Pause. Das Ergebnis ist die Arbeitszeit in Stunden. Die Wochensumme je Person bildest du mit SUMME über die Tagesspalten.
Wann lohnt sich der Umstieg von Excel auf eine Dienstplan-Software?+
Sobald mehrere Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Ruhezeiten oder kurzfristige Krankmeldungen im Spiel sind. Excel prüft keine Regeln und benachrichtigt niemanden – ab etwa 8 bis 10 Mitarbeitenden kostet die manuelle Pflege meist mehr Zeit als das Abo.
Kann ich meine Excel-Daten später übernehmen?+
Ja. Du legst dein Team in Gastronomio - All In an und übernimmst Vertragsstunden und Qualifikationen aus deiner Tabelle. Danach erstellt die Automatik die Wochenpläne für dich.
Fragen zur Vorlage oder zum Umstieg?
Schreib uns – wir antworten Mo–So, 9–21 Uhr, in der Regel am selben Tag.
- E-Mail: michsach76@gmail.com
- WhatsApp: +49 178 5992976
- Hilfe beim Import deiner Excel-Daten